Tips Pengiriman Barang

Pengiriman barang tergantung pada tujuan pengiriman apakah pengiriman dalam negri maupun pengiriman ke luar negri.

Terdapat beberapa dokumen yang diperlukan untuk suatu pengiriman barang, diantaranya : Shipping Instruction (SI), Invoice, Packing List, Airwaybill.

1. Shipping Instruction adalah perintah pengapalan dari pengirim barang kepada perusahaan freight forwarder.

Terjadinya transaksi di tandai dengan adanya Shipping Instruction ( SI ). SI ini memuat antara lain : nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, keterangan barang, dan jumlah barang.

2. Invoice adalah dokumen yang memuat data-data barang kiriman berisi harga barang.

3. Packing List adalah dokumen yang memuat dat-data barang kiriman yang berisi jenis barang, berat, ukuran, dan jumlah barang.

4. Airwaybill adalah surat jalan yang disediakan oleh penyedia jasa pengiriman, isinya berupa nama dan alamat pengirim, nama dan alamat penerima, jumlah berat, tanggal transaksi, tanda tangan pengirim, dan penyedia jasa.

Dokument diatas wajib ada untuk setiap pengiriman, khususnya untuk barang non dokumen atau paket. Tetapi ada juga untuk kiriman tertentu dibutuhkan dokumen tambahan seperti copy SIUP, copy NPWP, MSDS ( untuk barang yang tergolong cairan/unsur berbahaya ), Sertifikat Fumigasi ( untuk barang yang berasal dari kayu ), Sertifikat Karantina ( untuk pengiriman buah-buahan ), Sertifikat POM ( untuk makanan ), dan dokumen lainnya yang dibutuhkan sesuai dengan jenis barang yang akan di kirim.

Biasanya kelengkapan dokumen diatas untuk pengiriman ke luar negri dan dalam partai besar (cargo).

Ada beberapa hal yang harus dipertimbangan oleh jasa pengiriman barang maupun pengirim barang (shipper) untuk melaksanakan pengiriman, berikut yang bisa dijadikan salah satu pertimbangan dalam proses pengiriman barang:


Packing

Packing adalah suatu wadah atau tempat dibagian luar barang yang digunakan untuk melindungi isi barang yang akan dikirim.

Jenis-jenis packing bervariasi tergantung dari isi barang yang akan dikirim. Packing bisa berupa box karton, palet kayu/triplek, plastik, maupun sterofoam.

Jenis packing mapun kekuatan packing sangat mempengaruhi apakah barang anda bisa selamat tiba tanpa kerusakan yang berarti.

Dalam proses packing ini perlu dilihat beberapa hal: jenis barang (pecah belah, cairan, makanan, dan sebagainya) beberapa ekspedisi tidak mau mengangkut barang pecah belah jika packing yang kita buat tidak kuat. Untuk pecah belah biasanya dilakukan packing tambahan berupa packing kayu. Tentu hal ini akan berpengaruh terhadap harga packingnya.

Perlu di-ingat dalam proses pengiriman barang akan banyak dilakukan proses handling, mulai dari barang di ambil di tempat anda, di gudang ekspedisi, pada saat dimuat di kendaraan (truk) atau pada saat proses pemuatan di pesawat maupun setelah barang tiba di tujuan. Semakin banyak handling yang dilakukan maka semakin besar juga resiko kerusakan barang. Jadi jenis packing akan mempengaruhi barang tersebut rusak atau tidakdi tempat tujuan.

Packing ini berlaku untuk pengiriman melalui udara, darat, maupun laut.



Pengiriman melalui udara

Jika anda mengirim barang melalui udara, sebaiknya tanyakan dulu ke perusahaan pengiriman barang tersebut seberapa besar / berat barang yang diperbolehkan naik melalui udara.

Karena untuk tujuan-tujuan tertentu kita tidak boleh mengirim berat barang lebih dari jumlah yang ditentukan.

Misal hanya dibatasi per koli (box) cuma 150 kg saja. Lebih dari 150 kg harus dibagi menjadi 2 koli. Hal ini dikarenakan memang aturan dari standar penerbangan.

Atau berat per koli (box) dibatasi hanya 75 kg, melebihi berat per koli anda akan dikenakan biaya tambahan dari airline karena melebihi kapasitas berat yang seharusnya. biaya tambahan kelebihan berat ini antara 25% sampai dengan 100%, hal itu tergantung pada berat kiriman per koli.

Begitu juga dengan dimensi/ukuran barang, dikhawatirkan barang yang akan anda kirim melebihi pintu masuk pesawat, sehingga barang kiriman anda tidak bisa masuk bagasi pesawat. untuk ukuran dimensi pesawat komersial P : 150 cm , L : 75 cm , T : 80 cm , jika kiriman anda melebihi ukuran tersebut, kiriman anda harus menggunakan pesawat khusus, namanya pesawat cargo.



Pengiriman melalui darat

Pengiriman melalui darat bisa menggunakan kereta, truk atau bis dan juga saat ini ada yang menyediakan “wagon bus” dimana bentuknya seperti bis tetapi hanya untuk angkut barang saja.

Carilah perusahaan ekspedisi yang mempunyai jasa pengiriman yang sudah terjadwal mengenai pengiriman barang setiap hari-nya. Memang cukup sulit mengetahui apakah suatu perusahaan ekspedisi itu mempunyai jadwal yang tetap atau tidak. Banyak juga perusahaan ekspedisi yang menunggu memberangkatkan barang sampai mereka mendapatkan muatan penuh baru berangkat. Jadi tidak heran jika ekspedisi A bisa kirim 1 hari untuk tujuan Jakarta - Semarang, sementara ekspedisi B bisa sampai 3 hari bahkan 1 minggu.

Jika muatan kiriman anda banyak dan harus dimuat dalam 1 truk, maka sebaiknya anda charter saja truk tersebut. Ini lebih aman karena barang tidak naik dan turun antara tempat anda, gudang ekspedisi dan tempat tujuan. Sebagai contoh perusahaan mebel di Cirebon hampir selalu mengirim barang mereka dalam 1 truk besar untuk dikirim ke setiap pelanggan mereka di luar kota.

Jika muatan kiriman anda tidak terlalu banyak, misalnya hanya ada 5 koli dan berat tidak sampai 500 kg, sementara anda tidak tergesa-gesa untuk waktu pengiriman, dan sedikit menghemat biaya pengiriman karena tidak harus menyewa 1 truk, maka anda bisa menggunakan konsul barang atau penggabungan barang dengan barang kiriman milik orang/perusahaan lain dalam 1 truk.



Pengiriman laut

Jika muatan anda banyak (misal 20 - 25 m3) sebaiknya anda booking saja 1 container 20 feet. Atau booking 1 truk dimana nantinya truk tersebut akan langsung naik keatas kapal. Jika muatan barang anda sedikit memang mau tidak mau barang anda harus digabung dengan barang-barang lain.